Polityka prywatności i ochrona danych osobowych

Ostatnia aktualizacja: 29 lipca 2026 r.

1. Administrator danych i Inspektor Ochrony Danych

Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem strony sanctumvitae.pl jest Gmina Wyznaniowa Toruń Sanctum Vitae, ul. Wł. Broniewskiego 4/12, 87-100 Toruń, NIP 5223241223, REGON 522647051, e-mail: info@sanctumvitae.pl.

Inspektorem Ochrony Danych jest Grzegorz Mazik. Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: info@sanctumvitae.pl, tel. 733 402 310.

2. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania ze strony możemy przetwarzać: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane dotyczące wybranej usługi lub wydarzenia, termin rezerwacji, treść wiadomości, informacje o płatności lub dokumencie księgowym, a także dane techniczne, takie jak adres IP, typ urządzenia, przeglądarka oraz informacje zapisane w plikach cookies.

Formularz rezerwacji nie służy do przekazywania danych o zdrowiu, przekonaniach religijnych ani innych danych szczególnych kategorii. Prosimy nie wpisywać takich informacji w polach opisowych. Jeżeli realizacja konkretnej usługi będzie wymagała uzyskania danych o zdrowiu, zostaną one zebrane osobno, w niezbędnym zakresie i na właściwej podstawie prawnej.

3. Cele i podstawy przetwarzania

• Obsługa rezerwacji, kontakt przed usługą i realizacja usługi – podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Odpowiedź na wiadomość przesłaną formularzem, e-mailem lub telefonicznie – wykonanie umowy albo prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i udzielaniu odpowiedzi (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO).
• Rozliczenia, księgowość i obowiązki podatkowe – wykonanie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa strony i zapobieganie nadużyciom – prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Marketing elektroniczny – wyłącznie po udzieleniu odrębnej, dobrowolnej zgody, jeżeli taki kanał zostanie uruchomiony (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda może zostać wycofana w każdej chwili.
• Analityczne i inne niewymagane pliki cookies – na podstawie zgody wyrażonej w narzędziu zarządzania cookies. Zgodę można później zmienić lub wycofać.

4. System rezerwacji Amelia

Rezerwacje są obsługiwane za pomocą wtyczki Amelia działającej w serwisie WordPress. Podanie danych oznaczonych w formularzu jako wymagane jest dobrowolne, lecz niezbędne do przyjęcia i obsługi rezerwacji. Bez tych danych rezerwacja nie będzie możliwa. Informacje organizacyjne dotyczące rezerwacji mogą być wysyłane na podany adres e-mail lub numer telefonu.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane podmiotom wspierającym Administratora, w szczególności dostawcom hostingu i obsługi technicznej strony, poczty elektronicznej, systemu rezerwacyjnego, kopii zapasowych, usług księgowych, płatniczych oraz analitycznych – wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia tych usług. Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli używany dostawca technologiczny przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie następuje wyłącznie na podstawie mechanizmu przewidzianego w RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych wraz z wymaganymi zabezpieczeniami. Informację o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych.

7. Okres przechowywania

• dane rezerwacyjne i związane z realizacją usługi – przez czas potrzebny do obsługi rezerwacji i wykonania usługi, a następnie do upływu okresu przedawnienia właściwych roszczeń, co do zasady nie dłużej niż 6 lat;
• dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat od końca właściwego roku podatkowego;
• korespondencja, która nie prowadzi do zawarcia umowy – przez okres potrzebny do udzielenia odpowiedzi, a następnie maksymalnie 12 miesięcy, chyba że dalsze przechowywanie jest potrzebne do ochrony przed roszczeniami;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania lub wcześniejszego osiągnięcia celu przetwarzania;
• dane techniczne i logi bezpieczeństwa – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki strony.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługuje – w granicach określonych przez RODO – prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

W celu wykonania praw należy skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Zautomatyzowane decyzje

Dane przekazywane w formularzach kontaktowych i rezerwacyjnych nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym do profilowania w takim zakresie.

10. Pliki cookies

Strona wykorzystuje cookies niezbędne do prawidłowego działania i bezpieczeństwa. Cookies analityczne, marketingowe lub pochodzące od zewnętrznych dostawców są używane po uzyskaniu zgody, jeżeli jest ona wymagana. Ustawieniami cookies można zarządzać w banerze zgody oraz w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie cookies niezbędnych może ograniczyć działanie niektórych funkcji, w tym rezerwacji.

11. Bezpieczeństwo i zmiany polityki

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka, w tym ograniczenie dostępu do danych, kopie zapasowe i zabezpieczenia systemu. Polityka może być aktualizowana w razie zmiany sposobu przetwarzania danych, stosowanych narzędzi lub przepisów. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na tej stronie.